▲Google的G Suite 教育版改名，同時限制免費儲存量為100TB。（圖／Google提供）
記者吳佳穎／台北報導
隨著Google不再免費提供無限的雲端儲存空間，教育機構免費使用的G Suite 教育版也同樣有限制。G Suite 教育版現更名為 Google Workspace for Education。近期推出了新的儲存空間模式，基本上可為各級學校和大學提供 100 TB 的集區儲存空間，讓所有使用者共同使用，但超過的可能要移置他處，或付費繼續使用。
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Google指出，新模式提供的儲存空間足以存放 1 億份文件、8 百萬份簡報，甚至是總時數 40 萬小時的影片。Google Workspace for Education 的所有版本都將採用這項政策，對現有客戶的生效時間是 2022 年 7 月；至於在 2022 年申請服務的新客戶，同樣也適用此政策。
原先G Suite 教育版讓每位使用者都擁有無限的儲存空間，可供 Google 雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿共用；只要機構中的使用者不超過 4 人，每位使用者可獲得 1 TB 的儲存空間。不過，現在這個方案僅適用到明年7月。
政策改變後，Google建議教育用戶可遵循3步驟處理：
第1步：先查看可用的儲存空間
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先查看機構使用的版本，計算可用的儲存空間，Google Workspace for Education Fundamentals (舊稱 G Suite 教育版) ，符合資格的機構可獲得至少 100 TB 的集區雲端儲存空間，供機構共同使用。所有檔案都會計入這個額度，包括 Google 雲端硬碟和相簿檔案，以及 Gmail。
如果教育機構每購買一份 Google Workspace for Education Plus 授權，共用集區就會另外獲得 20 GB 的儲存空間。如果是繼續使用 G Suite Enterprise 教育版 (舊版) 授權的客戶，只要每購買一份付費員工授權，共用集區就會另外獲得 100 GB 的儲存空間。
舉例而言，如果購買 5,000 份G Suite Enterprise 教育版授權，儲存空間集區的容量就會是 600 TB：100 TB (基本儲存空間) + (5,000 份授權 x 100 GB = 500 TB) = 600 TB 的可用儲存空間。
第2步：瞭解自己機構的儲存空間用量
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用戶可透過 Google 管理控制台中的報告摘要比較可用的儲存空間用量。根據使用者來確定目前的儲存空間用量，進而找出離群值。將報告資料匯出到 BigQuery，以便查詢儲存空間用量，並以圖表呈現資料 ，找出占用最多儲存空間的使用者。
第3步：針對異動進行規劃
Google建議用戶考慮，將 Google Workspace for Education 版本升級，購買付費授權，為共用集區提供額外的儲存空間。或者，考慮是否改用 Google Cloud Storage。使用保管箱資料保留政策，必須參閱資料保留規則的運作方式。
Google也示出警告說：「如果保留規則設定不當，可能會導致資料立即遭到各項 Google 服務清除，而且無法復原，因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議機構先指定一小群使用者測試新規則，再將規則套用到整個機構。 」