見「面」三分情，GoToMeeting隨處談生意
文／數位時代
如何管理將近300名位居亞太地區12個城市的員工？又該如何處理散布在全球的客戶？每周都在出差的Citrix大中華區總裁曹衡康，隨時都在移動中，所以隨時採用雲端工作，最常用的是視訊會議，「面對面」溝通增加效率，拉近距離。
撰文／羅之盈 攝影／林衍億
在Citrix任職五年的曹衡康，過去陸續在不同公司協理大中華區市場，經歷長達18年，習慣同時和不同地區的夥伴溝通。談起1995年到中國工作的往事，曹衡康哈哈地笑了起來，「唉唷，那時我在靠近哈爾濱油田工作，外頭零下20度，為了傳送一個檔案到美國，得開一小時的車，到公司的資訊中心打開大電腦才行。」
後來即便網路較為便利，開始有行動電話和無線網路，得以使用email溝通事務，「但是我常常需要花很多時間在等檔案，等對方修改好、等它寄到、等它下載。」
曹衡康舉例，和美國的律師修改一紙研擬中的合約，等到檔案傳到之後，雙方需要拿著它講越洋電話，比對第幾頁、第幾行、第幾個字要怎麼修改，「電話費是個問題，而且如果案子要知會十個人，還得分頭和十個人討論修定。」
建立雲端會議室
現在這些麻煩事都消失了，曹衡康熟練地自個人信箱中找到GoToMeeting視訊會議通知，點選其中的連結就能進到雲端會議室。與會成員可以選擇採用手機、平板電腦、筆記型電腦點選應用程式進入，也可以單純地從瀏覽器進入。
曹衡康操作著GoToMeeting，不一會位處各地的開會成員紛紛抵達。同時曹衡康開啟投影片共享，讓所有人看到簡報。有時成員則將自己手繪的議題架構，公開給曹衡康瀏覽。
「GoToMeeting是企業開會工具，和一般視訊軟體不同的是，企業可以設置會議室密碼，控制參與人。好處是大家可以隨處開會，例如我每月有個全區All in GoToMeeting的大會，每次大約200多人參加，他們可能分別從20個地點進入，」曹衡康說明。
與同事分享檔案，曹衡康採用的則是Citrix開發的企業雲端儲存工具ShareFile，使用方法類似Dropbox，分享檔案時只需要貼上一個連結。不同的是，ShareFile可以設定下載密碼，備有下載紀錄，主管可以知道夥伴的取用紀錄。
對於時下流行的即時通訊App，曹衡康認為直接講電話或視訊開會比較快，除非對方不方便講電話，不然用它來討論公事，實在太花時間了，而且容易分心，事情越做越多。
SimpleMind幫助構思
此外，為了增加討論效率，曹衡康搭配其他構思軟體，「我習慣發散式思考，再收納，不管是手寫還是使用數位工具，都會用Mindmap（心智圖）。」他熟練地點開平板電腦中的軟體SimpleMind，一邊開會一邊記錄，建立蜘蛛狀心智圖。
他比劃著說，大家可以從心智圖看出哪個領域想得不夠周全，「開會最不應該議而不決，所以蜘蛛圖每一個路徑的尾巴都代表一個行動。最後我再另外製成一個條列一、二、三的執行計畫，分享給同事。」
從雪地走到雲端，曹衡康分析：「雲端工作最大的好處是幫助時間管理、做事有效率，沒辦法想像沒有這些移動工具，讓我在零碎的時間工作，不然光是平日一天100封的email，都不知要看到何時。」
不僅自己愛用，曹衡康也鼓勵同事使用。曾經有面試的主管，因為仍在使用傳統手機，而讓他放棄雇用。除了Citrix是虛擬化解決方案的企業，需要有對雲端了解的同仁之外，「我也希望他是熱衷雲端工作，有效率的夥伴，」曹衡康說。
GoToMeeting
製造商：Citrix／適用系統：iOS、Android、Windows、Mac／特色：可在多種平台環境與裝置使用的視訊軟體，以email發送會議室連結，即可多人同時視訊開會，大家可以選擇各自方便的裝置，在一起進行討論，連線品質佳。搭配的白板功能可編寫筆記，也能將自己桌面的檔案，開放共同瀏覽
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