居家工作一週 微軟揭密「數位工具部署關鍵」

▲台灣微軟說,其實居家遠距工作會比直接去上班更容易累。(圖/台灣微軟提供)

▲台灣微軟說,其實居家遠距工作會比直接去上班更容易累。(圖/台灣微軟提供)

記者吳佳穎/台北報導

疫情急速升溫,各級學校、辦公改採遠距工作、遠距教學,大部分人居家辦公近一週,而已率先執行居家辦公的微軟說,其實在家上班,比想像中累,反而更容易讓人過勞。如果平常一個人住,居家工作會缺乏人際互動,會議一個接一個開,剛開始會覺得「效率真高!」,但3~4天後就會疲憊不堪;而家有幼兒者,則是分心打擾不斷,最好夫妻在家也AB班輪流顧小孩,才能專心開會。

平時有演練SOP 無痛轉換居家辦公

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「這次疫情突然升級、進入警戒,平常有在演練的企業,會比較快進入狀況。」台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方說,如果員工有自己的筆電,最快的方式是利用微軟Microsoft Teams是SaaS服務,註冊帳號完就可以使用。

微軟團隊成員長期協助客戶導入「遠距工作的平台和工具」,包括微軟Microsoft Teams等,他們觀察到客戶中,高科技業也對新科技的導入比較積極,對於這樣轉變,比較不會手忙腳亂。

「有些公司只有桌機,從家中連線,公司的桌機要一直開著,如果遇到停電就非常麻煩,只能停擺。」朱以方說,所以遠端工作,平常就要設想有哪些情境,甚至一些極端狀況、也要預想長時間不能進辦公室的情境。

法規須跟上時代腳步

台灣微軟雲端平台事業部副總經理蔡維彬分析,因應疫情,目前銀行大都採異地辦公、AB班制,因為銀行系統的規範比較嚴格,其實這涉及法規逐步調整的速度。

由於微軟實行數位轉型多年,多數工作都能線上作業。平常只要與主管及同仁有共識,就能「隨處都能上班」,所以疫情一來,可說無痛轉換。只要有電、有網路,手機或筆電,就可以工作。

蔡維彬說,如果員工真的要用到公司資料,VPN等都還蠻完整的;若要用公司內網才能用的系統,微軟也提供Microsoft Azure的微軟Windows虛擬桌面(Windows Virtual Desktop,簡稱WVD)服務,幫助企業在短時間內讓員工從居家或遠端的其他場所,透過網頁瀏覽或App的方式就能快速存取工作桌面,幫助企業部署遠距辦公。

在家工作的職業災害:變胖、壓力飆升

但朱以方指出,及使軟硬體都佈建好了,員工還是需要適應。由於公與私的物理界線不存在、缺乏人際互動、缺乏運動,甚至有人要同時照顧家中成員,所以「在家上班更容易累」。

「平常公司開會,至少還要走一段去會議室的距離,但現在坐在同一個地方,會議一個接著一個開,在家上班的職業災害就是容易變胖」。

朱以方解釋,不像大家以為的,在家工作節奏變慢,其實節奏變更快。「我一開始會覺得,哇!我怎麼這麼有效率,但三到四天之後,人就會很疲累。」因為平常的走動、遇到同事的即興交流都沒了,所有溝通都有目的性,對人來說,壓力很大。

在家盡量複製辦公的情境

她說,休息很重要,腦袋一定要清空一下。員工自己要制定「休息時間」。在微軟Microsoft Teams裡面還有一個功能,是可以設定一個時間點,大家一起做大約15分鐘的正念冥想。在微軟Teams裡面還有一個功能,是可以設定虛擬通勤 (Virtual commute) 的功能,就像上下班的乘車交通是每日開始或結束工作的轉變時間,若在這段時間靜思沉澱,轉換心情,劃分工作與家庭生活的界線。

「我原本下班有一個儀式,就是搭捷運加走路回家,來卸載白天工作壓力,但是現在沒有了,只能盡量努力,不要讓計步器數字掉太快。不然一下班直接從書房走向廚房,我菜會做不出來!」

有年幼子女的家庭怎麼辦呢?蔡維彬說,有的家庭也要實施AB班,太太開會時,先生看著孩子、輪先生開會,就換太太應付小孩,如果兩個人都忙,那就只能開電視。還有,孩子想找爸媽就會來找,所以和小孩變同事,抗噪耳機要準備起來。

蔡維彬說,去年疫情爆發, 製造業、金融業就已經有很多準備,不管是透過微軟Windows虛擬桌面WVD保持連線,或者AB班等,現在等於是把去年的策略,開箱檢驗。而今年大家更體驗到資安的重要性,近來詢問度很高。

▲台灣微軟說,其實居家遠距工作會比直接去上班更容易累。(圖/台灣微軟提供)

▲台灣微軟 Microsoft 365 事業部副總經理朱以方。(圖/台灣微軟提供)

▲台灣微軟說,其實居家遠距工作會比直接去上班更容易累。(圖/台灣微軟提供)

▲台灣微軟雲端平台事業部副總經理蔡維彬。(圖/台灣微軟提供)

關鍵字: 遠距上班遠距微軟WFH新冠疫情台灣防疫社區感染

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