文／Smart智富雜誌 詹宛霓
如果想在1∼2分鐘內一次講完數筆資料，該怎麼做呢？靠圖表就夠了。圖表的魔力在於具有畫龍點睛的效果，不論是口頭簡報或是書面報告，只要在段落內加入圖表，就可以清楚歸納方才講述的所有內容，並下出強而有力的結論。
然而，用對圖表能夠加深記憶點，用錯圖表反而會讓人搞錯內容含義。Smart智富月刊在新出版的《人人都能學會製作厲害圖表全圖解》中，將透過「What（想傳達什麼訊息）」、「How（訊息間如何連結）」、「Why（為何使用此圖表）」3要素，釐清訊息關係並找出對應圖表，只要學會4種圖表類型，就能呈現大多數的數據資料。
舉例來說，如果你想向台下聽眾傳達「本公司今年以來投資報酬率勝過其他競爭公司」，可使用橫條圖或直條圖，並依投報率高低排列，反而能一眼看出本公司今年的投報率領先群雄。
在了解使用正確圖表的重要性後，再進一步學習如何挑對圖表來呈現訊息。基本上可以簡單分成3步驟：
步驟1》找出要傳達的訊息
首先，得先搞清楚自己想傳達的重點為何？也就是，想讓聽眾了解的事情是什麼？要注意的是，想傳達的訊息應該是個結論，而不是問句，以下將以「公司今年上半年每月營收皆持續增長」的圖表呈現為例說明。
步驟2》釐清訊息關係
一般來說，想要表達的資訊通常都會包含在下列5種訊息關係之中：
1.成分比較關係：若想傳達的訊息為各個部分占了整體的百分之幾，就是所謂的成分比較關係。例如：
①A產品的營收占了公司整體營收的35%。
②A公司產品的市占率為整體市場的80%。
③有一半的投資金額用於開發A產品上。
2.項目比較關係：簡單來說就是比較事物的「順位」和「排名」，因此想傳達的訊息中，包含「較大」、「較小」或「兩者相等」的字眼時，就代表訊息具備項目比較的關係。以下為範例：
①A產品的銷量遠超過B產品和C產品的銷量。
②A店和B店的銷售額相當。
3.時序關係：時序關係指的是，訊息描述了數據在一段時間內的變化，因此如果想傳達的訊息中，包含「上升」、「下滑」、「變動」等詞語，就代表想傳達的訊息包含時序關係。
由此可見，「上半年以來公司每月營收皆持續增長」，由於其包含「增長」這個關鍵字，強調的重點是期間內的變化，因此具備時序關係。以下來看更多的範例：
①過去5年內股價穩定成長。
② 房價所得比在過去10年內持續增加。
③ 過去5年來利率持續降低。
4.次數分布關係：指的是「一段數值區間內，包含幾個資料點」。例如：
①大部分出貨的商品，會在出貨後2天∼3天內抵達。
②大多數員工的年收入落在新台幣40萬元∼60萬元之間。
③大多數銷售的產品價格落在新台幣1,000元∼1,200元之間。
5.相關聯關係：指訊息內包含2個變數，且變數彼此會互相影響，例如：
①當業績成長，業務員的薪水會跟著增加。
②當被保險人的薪資提升，其保險的額度就會跟著增加。
④ 當新屋開工率增加，汽車銷量也會跟著增加。
步驟3》挑選圖表類型
最後，則是根據訊息之間的關係挑選對應的圖表類型。一般來說，用來表達「數據」的圖表類型有圓餅圖、長條圖（包含直條圖和橫條圖）、折線圖和散布圖只4種。
眼尖的讀者想必已發現，對應到時序關係時，有折線圖和條圖可使用；而相關聯關係，也有橫條圖和散布圖可供選擇，該如何區別該使用哪一種呢？以觀察一段時間資料變化的「時序關係」來看，當資料期間較短且資料數目少時，就可以用直條圖；反之，若資料期間較長且資料數目多，排成直條圖會讓每根直條變得太細，因此最好以折線圖為宜。「相關聯關係」也是，若資料數目少，用橫條圖即可，若資料數目多則用散布圖。
從「公司今年上半年每月營收皆持續增長」來看，由於包含「時序關係」，因此要用直條圖或折線圖。且訊息本身包含的營收資料為1∼6個月，總共6筆，因此最適合的圖表應該是直條圖。
最後要提醒的是，適量的圖表能讓聽眾留下更深的印象，但使用過多圖表，聽眾反而會失焦。 （本文摘自第1章）
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